Проекты

Краткое описание

В последние годы все больше внимания уделяют событийным мероприятиям, идёт увеличение их количества, растет масштабность, зрелищность. Сегодня в условиях СВО, особенно важны мероприятия, поднимающие дух народа, напоминающие о традициях.
Значительная часть событийных мероприятий (фестивалей, ярмарок, форумов, массовых соревнований) проводится на муниципальном уровне.
При этом специалисты муниципалитетов из разных сфер, занимающиеся организацией событий, отмечают, что нагрузка растет, приходится работать сборной межведомственной командой (молодёжная политика, туризм, спорт, культура, образование, НКО), которая не всегда слажена, а специальные знания и эффективные алгоритмы организации мероприятий случается «нащупывать» интуитивно, опытным путем. Они желают освоить четкие и ясные механизмы подготовки и проведения муниципальных значимых событий. Основной запрос: как делать качественно, небольшой командой и ограниченными средствами мероприятия разного масштаба и при этом меньше уставать, оставаться в ресурсе («Провести форум и выжить»)?
Реализация проекта позволит закрыть основные обозначенные дефициты организаторов мероприятий, вооружит прикладными знаниями и практиками, уже в период обучения применить полученные знания в своей профессиональной деятельности.
Цель проекта –обучить 40 специалистов-организаторов из муниципалитетов Омской области эффективным технологиям и управленческим алгоритмам для подготовки и проведения событийных мероприятий. Проект предполагает годовое практикоориентированное обучение организации мероприятий от А до Я, от идеи до «послевкусия» и подсчета эффектов. В проекте три составляющих: обучение (практикум), наставники, сообщество. Формат практикума смешанный: базовая очная сессия-погружение, регулярные онлайн встречи, профессиональные стажировки. Программа курса разработана и будет реализована командой организаторов-практиков крупных событий, международный форум «Алтай.Точки Роста», Всероссийские слеты сельской молодежи, Молодежные форумы ШОС, Российско-немецкий культурно-деловой форум.
В результате реализации проекта специалисты будут более системно готовить годовой цикл событийных мероприятий, улучшат свои навыки и умения проектирования, планирования и реализации событийных мероприятий: работы с волонтерами, партнерами, прямыми и непрямыми участниками, нормативно-правовое и ресурсное обеспечение мероприятий, взаимодействие со службами безопасности, минимизации рисков, продвижения мероприятий и др. Научатся эффективнее использовать имеющиеся человеческие, финансовые и материально-технические ресурсы. За счет проработки рисков минимизируются форс-мажорные или экстремальные ситуации, будет существенно уменьшена вероятность возникновения режима "пожарной команды" и вынужденных "авралов", которые неизбежно приводят к негативной психологической перегрузке.
В целом реализация проекта окажет заметное влияние на повышение качества проводимых событийных мероприятий не менее чем в пяти муниципалитетах области.

Цель

1. Обучить 40 специалистов-организаторов из муниципалитетов Омской области эффективным технологиям и управленческим механизмам подготовки и проведения событийных мероприятий.

Задачи

1. Организовать отбор наиболее мотивированных специалистов из числа организаторов муниципальных мероприятий
2. Ознакомить профильное руководство (заместители глав муниципальных районов и городских округов) с возможностями участия в проекте, преимуществами системного применения событийного менеджмента на практике, заручиться их поддержкой, сделать сторонниками
3. Обучить специалистов навыкам событийного менеджмента, помочь разработать необходимый комплекс управленческих мероприятий, рабочих материалов, нормативно-правовой документации одного наиболее значимого мероприятия
4. Организовать систему наставничества, консультативную помощь и взаимопомощь, координацию и при необходимости коррекцию в реализации подготовки и проведения разработанного мероприятия
5. Оценить эффективность результатов проекта (капитализация)

Обоснование социальной значимости

Молодежные форумы, народные фестивали, дни города или села, массовые спортивные соревнования-праздники являются одними из ключевых муниципальных традиций, значимых для его жителей, гостей и туристов территории. Событийные мероприятия влияют на уровень «местного» патриотизма, чувство гордости, ответственности за малую родину, являются важным ресурсом для развития туризма и индустрии отдыха.
Организация массовых мероприятий – сложный механизм, требующий серьезной подготовки в первую очередь от команды. Специалисты работают в режиме многозадачности, им приходится быстро принимать решения, держать себя и весь процесс под контролем, приспосабливаться к любой нестандартной ситуации. Безусловно, эти специалисты должны быть вооружены технологиями, позволяющими минимизировать риски, оптимально распоряжаться имеющимися ресурсами, в первую очередь человеческими и временными. В соответствии с рекомендациями, полученными на онлайн курсе-2022 ФПР, нами было проведено исследование в формате глубинных интервью. Исследование позволило не только уточнить, целевую группу, но и скоординировать под «боли» и стремления респондентов планируемые мероприятия, вовлечь ряд интервьюированных в разработку проекта, получить предварительные заявки на участие и привлечь опытного эксперта из числа замглав муниципальных районов. Глубинные (продолжительность до одного часа) интервью были проведены у 10 специалистов и 3 заместителей глав районов из 7 муниципалитетов Омской области (подробнее – в приложении).
Исследование показало, что бОльшая часть специалистов-организаторов, испытывают в той или иной мере потребность в развитии своих практических навыков в событийном менеджменте. Один из заместителей глав также выразил такупотребность и желание учиться, а также уверил, что многие его коллеги объективно нуждаются в обучении, т.к. не имеют образования, близкого к профилю организации мероприятий и "все приходится познавать только опытным путем". Самые крупные мероприятия проводятся в муниципалитетах сборной межведомственной командой, костяк которой составляет 7-20 человек.
Специалисты отмечают, что испытывают потребность развиваться профессионально, узнавать что-то новое, по возможности пройти обучение на практике, освоить технологии успешного проведения мероприятий в муниципалитете, нуждаются и в стажировках («посмотреть, как у других получается»), но не имеют такой возможности (финансовой и "нет такого обучения - интересовались").
Респонденты указывают, что мероприятий очень много, специалисты-организаторы хотят эффективнее заниматься своей работой, чтобы меньше времени уходило на организационные вопросы, больше на творческие и на содержательную, смысловую составляющую.
Также ряд специалистов замечают, что «после ковида» зрителей, участников стало намного сложнее привести на "живые" мероприятия («нас научили проводить мероприятия онлайн, и большую часть этих мероприятий не отменили, зачем жителю выходь из дома, если многое можно посмотреть через интернет»). Это одна из весомых причин, по их мнению, почему сейчас мероприятия надо готовить и реализовывать на более высоком уровне.
Основные дефициты: как научиться меньше времени и сил тратить на организацию мероприятий? Как зафиксировать имеющийся опыт, чтобы на следующий год было не хуже (периодически меняются ключевые члены команды)? Как уйти от режима аврала и перейти в плановую подготовку в условиях маленького численного состава команды? Как уменьшить бумажную рутину, временные затраты на отчеты?
Выявился ряд технических и протокольных вопросов, во владении которыми нет уверенных знаний: порядок выступающих на мероприятии, исполнение гимна, награждение, подбор ведущих, рассадка в зале и т.д.
Исследование позволило рассчитать количество представителей целевой группы на территории - 518 человек. В проекте будут учувствовать 40 человек, или 7% от целевой группы в Омской области. Некоторые изменения, которые были внесены по результатам исследования: добавлен предварительный семинар с профильными заместителями глав муниципалитетов, найден партнер, имеющий лицензию на допобрпзование, добавлен блок по техническим и протокольным вопроса и др.
Проект Событие-Профи позволит вооружить эффективными практиками 40 организаторов муниципальных мероприятий Омской области, создаст условия для их активного профессионального взаимодействия, обмена опытом.
Проект также окажет влияние на повышение качества проводимых событийных мероприятий в 5+ муниципалитетах Омской области, т.к. внедрение эффективных технологий подготовки мероприятий, рациональных механизмов использования ресурсов, качественная поддержки со стороны сообщества и наставников позволит консолидировать команду на выполнение задачи при меньших рутинных затратах и большей творческой включенности каждого специалиста.
Проект является инновацией для территории, так как ранее учебы, практикумы направленные на отработку, внедрение именно организационных механизмов для муниципальных специалистов в Омской области не проводились.

География проекта

Не менее 5 муниципальных образований Омской области (Азовский район, Одесский район, Марьяновский район, Омский район и др)

Целевые группы

1. Специалисты (молодежная политика, спорт, туризм, образование, культура, НКО) из муниципальных образований Омской области, которые занимаются организацией событийных мероприятий.