Проекты

Краткое описание

Внедрение бережливых технологий стало важной задачей из-за нехватки времени и специалистов для выполнения задач и коммуникаций в НКО. Многие организации имеют всего 2-5 сотрудников, которые дублируют задачи и работают без регламентов, шаблонов. Это приводит к хаотичному подходу, выгоранию из-за многозадачности и лишним временным затратам. Слабая цифровизация также обусловлена отсутствием четко описанных процессов, нехваткой специалистов и непониманием сути цифровизации. Сотрудники испытывают страх перед новыми форматами работы и сопротивление регламентам, что требует особого подхода к адаптации их мышления. В течение 1,5 лет мы совместно с IT-организацией SkaySoft из Минска разработали простейшую CRM для НКО и провели фокус-группы для подготовки продукта. В пилотном проекте мы планируем проверить, как НКО могут преодолеть барьеры и освоить сложные форматы работы. Мы сосредоточимся на внедрении цифрового мышления и структурировании процессов. Типовые пакеты, созданные с участием IT-специалистов и пользователей, помогут изменить подход к цифровизации и предложить простые решения для неискушенных пользователей. Проект направлен на описание процессов НКО и формирование пакетов по адаптации к использованию IT технологий, что снизит страхи перед цифровизацией.
В рамках проекта планируется:
- Организация игры "Адаптируйся!", посвященной описанию функций и процессов в НКО.
- Уроки школы цифровой грамотности "Цифры для добра", для освоению основных инструментов;
- Статьи подкасты для онлайн сообществ НКО;
- Митап для специалистов и опытных НКО;
- Пополнение библиотеки "Сарафан НКО" https://t.me/+7AJBeCpuATAzMDdi методическими материалами, видео и графическими материалами
- Онлайн встречи - цифровые волонтеры на 5 встречах в формате НКО для НКО поделятся опытом внедрения инструментов с коллегами
В результате реализации проекта:
- 10 НКО внедрят систему CRM и научатся ее использовать, упростят задачи и адаптируют деятельность.
- 30 организаций примут участие в онлайн-уроках и получат знания о цифровых инструментах.
- 25 человек будут участвовать в игре и разработают карты процессов, которые будут представлены в методиках, чек-листах
- 80-100 человек на митап и онлайн встрече, обменяются опытом
Специалисты НКО из нескольких регионов получат возможность освоить основные инструменты, необходимые для работы в цифровом формате. Разработка карты процессов позволит им лучше понять внутренние функции и процессы НКО. Создание шаблонов и регламентов поможет структурировать работу, снизить многозадачность и избежать выгорания сотрудников. Научатся использовать CRM, что упростит выполнение задач и повысит эффективность работы. На примерах успешных внедрений и находить решения для возникающих проблем. Применение технологий оптимизирует работу команд, органзирует повторяющиеся процессы и сократит время на рутинные задачи, что позволит организациям более эффективно реализовывать проекты, распространять информацию и снижать затраты, повышая общую эффективность работы.

Цель

1. Увеличить знания и понимание некоммерческих организаций (НКО) Удмуртии, Мурманской и Кировской областей, в области цифровых технологий, помочь им легче освоить IT-инструменты и упростить управление своей деятельностью.

Задачи

1. Повышение осведомленности и навыков использования цифровых инструментов для управления деятельностью некоммерческих организаций (НКО) Удмуртии, Кировской области, Мурманской области. Популяризация бережливых методов работы НКО и обмен практическим опытом.
2. Внедрение инструменов цифровизации в работу НКО Удмуртии, Кировской области, Мурманской области., практическое освоение основных технологий
3. Изучение и систематизация процессов и алгоритмов работы некоммерческих организаций (НКО), а также адаптация цифровых решений с учетом возможностей восприятия сотрудников НКО Удмуртии, Кировской и Мурманской областей.

Обоснование социальной значимости

Наша организация, как ресурсный центр, сопровождает НКО Удмуртии и регионов-партнеров, оказывая консультационные, наставнические и образовательные услуги. Цифровизация НКО - наше новое направление деятельности. Мы в течение 1,5 лет совместно с IT организацией SkaySoft из Минска собрали простейшую CRM для НКО, провели фокус-группы и подготовили основу продукта для самых непросвещенных специалистов, нашли наиболее простые инструменты и решения. Основная проблема в командах НКО — нехватка времени и специалистов для выполнения задач и коммуникаций. Внедрение бережливых технологий стало актуальным запросом от НКО, поскольку большинство из них имеют ограниченное число сотрудников и множество повторяющихся задач, требующих значительных временных затрат. В опросе выявили, что у большинства НКО 2-5 сотрудников выполняют всю деятельность и дублируют задачи, без регламентирования, шаблонов, чек-листов, довольно хаотично и спонтанно. И более 75% НКО слабо представляют как снизить временные затраты, оптимизировать деятельность и повысить эффективность. Высок уровень выгорания у специалистов НКО, помогающие организации - помимо эмоциональной нагрузки испытывают стресс от многозадачности. По опыту сопровождения 250 НКО, выявили, что 60% организаций сталкиваются с трудностями в реализации мероприятий, около 70% не знают, как оптимизировать процессы, а 65% слабо осведомлены о цифровых инструментах. Уровень использования IT инструментов, шаблонов, баз данных и даже готовых платформ для НКО очень низкий - всего 2 % НКО пользуются возможностями цифровых инструментов постоянно и сотрудники их освоили. Также из опроса, проведенного недавно, мы выявили потребности, барьеры и уровень осведомленности НКО в теме цифровизации, внедрении регламентирующих инструментов управления. НКО рассматривают цифровизацию как способ повысить свою открытость и укрепить репутацию, уверены, что ее эффекты важны для роста числа пожертвований. Использование цифровых технологий в НКО часто ориентировано на оптимизацию работы в ключевых направлениях: Организация внутренних процессов: структурирование и улучшение внутренней организации. Хранения и упорядочивания документов, ведения электронных реестров и баз данных. Упрощение взаимодействия с внешними партнерами и благополучателями.В таких случаях они служат для своевременной и быстрой актуализации информации.
Исследование НИУ ВШЭ при поддержке фонда Владимира Потанина в партнерстве с фондом «Социальный навигатор» показало, что только у 25% НКО есть деньги для цифровизации. В опросе НКО от Ассоциации «Форум Доноров» и Фонд целевого капитала «Истоки», были выявлены общие проблемы, затормаживающие внедрение цифровых технологий в сферу деятельности некоммерческих организаций: нехватка финансовых ресурсов для использования цифровых технологий; недостаточный уровень цифровой грамотности и необходимых навыков; недостаточная гибкость и открытость некоммерческих организаций для перевода рабочих процессов в цифровой формат; отсутствие понимания того, как цифровые технологии будут адаптированы под уже существующие рабочие процессы, во взаимодействии не только внутренних структур некоммерческих организаций, но и применение цифровых технологий с внешними партнерами и органами государственной власти. https://digitalnonprofit.ru
Причины слабой цифровизации в НКО в отсутствии четко описанных процессов и функций, нехватке специалистов для внедрения цифровых инструментов и непонимании сути цифровизации. Сотрудники испытывают страх перед новыми форматами работы, сопротивление регламентам. И, конечно, влияет отсутствие оргмышления у сотрудников НКО. Это направление требует особого подхода и адаптации мышления сотрудников, что представляет собой сложную задач. Изучая предложения на рынке IT продуктов, обнаружили, что многие инструменты построены без учета менталитета НКО и являются сложными для освоения и внедрения. В пилотном проекте наша основная цель - проверить на практике и описать в методических материалах, как НКО могут преодолеть барьеры и понять сложные и непонятные, для них, форматы работы. Мы планируем преодолеть эти барьеры адаптации и цифровизации, отработать шаги внедрения цифрового мышления и структурирования процессов для самых разных НКО. Типовые пакеты, сформированные на основе работы IT специалистов, методистов и непосредственных пользователей, позволят изменить подход к цифровизации и создать понятные, простые решения для даже самых неискушенных пользователей. Цифровые технологии помогут оптимизировать работу команд, эффективно реализовывать проекты и снижать затраты. Описание процессов и функций, освоение простых инструментов, подкасты, статьи и методички помогут мягко адаптировать сотрудников, повысить качество услуг. Организации смогут стать более профессиональными и эффективными, увеличить охваты аудитории и применять современные формы управления командами. Внедрение современных технологий позволит НКО более эффективно и оперативно управлять процессами и отслеживать эффективность.

География проекта

НКО с территорий Удмуртской Республики, Мурманской и Кировской областей

Целевые группы

1. Некоммерческие организации - специалисты и волонтеры
2. Бюджетные учреждения - специалисты и активисты