Проекты

Краткое описание

В рамках проекта будет разработано приложение - Виртуальный Помощник для удаленного управления задачами в волонтёрских проектах (на базе социальной сети Вконтакте).
Эта самообучающаяся система создается с учетом потребностей некоммерческих добровольческих проектов и может быть легко настроена под любую организацию, работающую с волонтерами. С помощью Помощника будет осуществляться координация, распределение и контроль выполнения задач, анализ эффективности, премирование участников, формирование их репутации.
Приложение позволяет:
- минимизировать количество штатных сотрудников в проекте (администраторов, координаторов и др.);
- эффективно организовать масштабные волонтерские проекты малым управленческим составом;
- уменьшить нагрузку на действующих менеджеров за счет автоматизации их текущих функций. (Куратор волонтеров обрабатывает готовую информацию, а не занимается её первичным сбором, что самое трудоёмкое.);
- настроить удаленную работу команды;
- обеспечить прозрачность самоорганизации - в системе автоматически отображается вклад каждого участника, есть функции совместного принятия решений, системы голосования и др.;
- создать мотивацию добровольцев через геймификацию - за задачи-квесты начисляются баллы, за которые можно получить дополнительное питание, мастер-классы и другие поощрительные бонусы. Есть возможность начислять бонусные баллы за качественно и в срок выполненные работы, а также осуществлять горизонтальный обмен между участниками, поощрять друг друга;
- организовать хранение и бесперебойную передачу информации о задачах и регламентах в условиях «текучки» кадров (даже если координаторы меняются каждые несколько месяцев, вся информация сохраняется в системе);
Площадкой для внедрения и тестирования системы выступает Творческая Усадьба «Гуслица», крупнейшая арт-резиденция в России. В деятельности АНО принимают участие около 60 постоянных добровольцев и более 300 временных волонтеров ежегодно.
Совместно с профессиональными IT-разработчиками мы внедрим и осуществим анализ эффективности разработанного решения. В результате, система будет отлажена и проверена на практике, исправлены недочеты.
На заключительном этапе мы создадим обучающие видео и опубликуем приложение в социальной сети ВКонтакте, где им смогут воспользоваться все желающие. Будет вестись регулярное освещение хода проекта на официальных страницах Гуслицы в соцсетях и на сайте.
Публичная презентация пройдет в Москве,в Точке Кипения АСИ,для регионов пройдет онлайн-трансляция. Все материалы будут доступны через интернет из любого уголка России, как и консультационная помощь от команды проекта.
Ожидаемые результаты:
- сокращение рабочего времени и трудовых усилий, затрачиваемых на администрирование волонтерской деятельности;
- повышение привлекательности волонтерской деятельности, рост удовлетворенности волонтеров участием в проекте, улучшение их психоэмоционального состояния;
- информирование других НКО о возможностях повышения эффективности управления задачами.

Цель

1. Повышение эффективности управления задачами в добровольческих проектах
2. СОКРАЩЕНИЕ ВРЕМЕНИ НА АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НКО
3. ПОВЫШЕНИЕ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ ДОБРОВОЛЬЧЕСКОГО ДВИЖЕНИЯ

Задачи

1. Разработка программного обеспечения.
2. Внедрение и тестирование разработанного программного обеспечения на базе АНО «Творческая усадьба Гуслица» и других НКО.
3. Анализ эффективности внедрения, отладка и обеспечение слаженной работы системы на практике.
4. Создание обучающих материалов по использованию системы.
5. Публикация в открытом доступе, презентация и распространение технологии, открытого кода и методики внедрения информационной системы среди НКО, добровольческих и волонтерских объединений, других организаций и институтов гражданского общества, работающих на территории России.

Обоснование социальной значимости

В ряде добровольческих и социальных проектов деятельность строится по принципу самоорганизации. Эти проекты могут включать очень большое количество участников и состоять из множества направлений. Например, различные молодежные форумы, масштабные творческие фестивали и другие мероприятия, проводимые некоммерческими и негосударственными организациями. В таком случае организаторы неизбежно сталкиваются со сложной задачей координации всех участников, распределения задач между ними, оценки их вклада в общее дело и особенно степени поощрения.
Предлагаемый проект призван упростить задачу взаимодействия организаторов и волонтеров.
Это будет способствовать более четкой организации взаимодействия всех участников и росту привлекательности волонтерских проектов.

Кроме того, в некоммерческом секторе остро стоит вопрос нехватки ресурсов, времени, переработок и профессионального выгорания. Часто в добровольческих проектах не хватает ресурсов, чтобы нанять достаточное количество сотрудников на управленческие задачи (координаторов, администраторов, менеджеров). Менеджеры чрезмерно загружены несоразмерным объемом задач, выгорают, теряют мотивацию, силы и здоровье.
Бывает, что менеджерские роли в организации занимают волонтеры, что означает «текучку» кадров, частую смену людей на позициях, потерю преемственности и информации.
Для того чтобы снизить человеческий фактор и повысить эффективность, необходимо специализированное программное обеспечение (CRM-система, task-менеджеры). Существующие технологии и бизнес-решения не учитывают особенности волонтерских проектов или слишком дороги. В работе с самоорганизующимися командами, волонтерами необходимо учитывать их особую систему ценностей и мотивации.

Деятельность нашей организации строится на добровольческих проектах и волонтерской деятельности, для нас действительно остро стоят все эти вопросы. В данный момент, у нас достаточно опыта и ресурсов, чтобы разработать и протестировать системное решение, которое позволит нам эффективно решать наши задачи и облегчить жизнь коллегами из других некоммерческих добровольческих проектов и организаций России.

Внедрение системы позволит высвободить дополнительные ресурсы для творчества, развития и обучения, что будет способствовать реализации миссии и уставных целей АНО Гуслица. Будет содействовать систематизации и распространению лучших практик добровольческой деятельности, обучению, развитию самоорганизации и навыков созидательного самоуправления. А также приведет к юридически значимым взаимодействиям с помощью современных информационных систем.

География проекта

Проект будет реализовываться на территории Творческой усадьбы Гуслица в Московской области (Орехово-зуевский городской округ, село Ильинский Погост, ул. Митрохинская, 8), а разработанное программное обеспечение и методические материалы будут представлены и доступны для работы любой НКО на территории РФ через интернет.

Целевые группы

1. Лица, участвующие в профилактике и решении проблем окружающей среды
2. Молодежь и студенты
3. добровольцы
4. гражданские активисты