Проекты

Краткое описание

БФ "Цвет жизни" работает с 2008 г. С 2021 г. Фонд реализует стратегию комплексной поддержки семей с детьми с ОВЗ по социокультурной реабилитации и бытовой адаптации. За этот период произошло резкое масштабирование всех работ. Так в развивающем Центре для детей с ОВЗ количество поступающих запросов выросло в 5 раза. Центр работает 7 дней в неделю с 10 до 18 часов. Еженедельно Центр посещает 60-70 человек. В настоящее время около 200 семей получают услуги в Центре на постоянной основе и в ближайшие полгода мы планируем работать с 250 семьями на постоянной основе и до 100 семей в разовое посещение наших мероприятий. Из-за резкого увеличения количества детей и появления новых задач возникла потребность в привлечении внешней помощи для систематизации и цифровизации всех рабочих процессов, повышения уровнять цифровой грамотности сотрудников фонда, уделение внимания цифровой безопасности, что безусловно повысит качество и эффективность оказываемых услуг нашим благополучателям и поможет сотрудникам в реализации своей деятельности.
Нашим сотрудникам не хватает системного подхода и практического опыта для структурирования сбора данных о подопечных, их систематизации и создания алгоритма автоматизации всех процессов взаимодействия с подопечными, компетенций в области цифровой грамотности, цифровой безопасности и сфере искусственного интеллекта.
Проект поможет системно решить данную задачу, что повысит качество поддержки благополучателей и оптимизирует работу персонала. В результате внедрения проекта будет разработан алгоритм автоматизации рабочих процессов и процессов коммуникации с подопечными фонда, проведен анализ и цифровизация документации фонда, осуществлен выбор разработчика автоматизированной системы работы в Центре.
Сотрудники повысят свою цифровую грамотность, получат инструмент для оптимизации работы и коммуникации как с благополучателями, так и внутри Фонда. Проект направлен на решение стратегической задачи фонда – цифровизацию процессов, улучшение качества управленческих решение, оптимизацию нагрузки специалистов и улучшение поддержки благополучателей.

Цель

1. Создание эффективной автоматизированной системы учета услуг для повышения качества поддержки благополучателей и оптимизации работы персонала детского развивающего Центра. Расширение компетенций сотрудников Фонда в части информационной автоматизации и безопасности.

Задачи

1. Проведение аудита рабочих процессов Фонда и системы докуметооборота, составление плана автоматизации и индивидуального сопровождения сотрудников и специалистов Фонда в ходе его внедрения
2. Разработка Стратегии цифровизации рабочих процессов Фонда и сопровождения сотрудников и специалистов Фонда в части цифровой грамотности и работы с автоматизированной системой
3. Настройка программного обеспечения под рабочие процессы Фонда в соответствии со Стратегией цифровизации и результатами аудита
4. Внедрение системы автоматизации и разработка рекомендаций по последующему сопровождению системы силами Фонда
5. Сопровождение сотрудников и специалистов Фонда в рамках внедрения процесса автоматизации и повышения их цифровой грамотности для дальнейшего сопровождения системы

Обоснование социальной значимости

С 2021г. Фонд занимается масштабированием программ комплексной помощи семьям с детьми с ОВЗ. За последние 4 года работы количество детей, занимающихся в Центре, увеличилось в 5 раза. На данный момент в детском Центре в регулярном формате заниматься более 180 семей, еще не менее 100 семей смогут получать разовые услуги. К концу 2026 года мы планируем охват -250 семей на регулярной основе (коррекционно-развивающие, творческие занятия для детей с ОВЗ, кулинарный клуб, Родительский клуб)
Именно по причине быстрого роста и огромной востребованности услуг Фонда реализация проекта сейчас очень актуальна. Проект поможет решить следующие проблемы:
1. Отсутствие единой системы документооборота по всем процесса в Центре в электронном виде с возможностью актуализации в режиме реального времени и одновременной работе нескольких сотрудников в очном и удаленном форматах (маршрутные карты и сопроводительная документация по всем детям).
2. У педагогов, администраторов и сотрудников Фонда нет единой системы учета всей информации по подопечным семьям с возможностью доступа к единой информации в режиме реального времени
3. У педагогов, сотрудников Центра тратится большое количество времени на актуализацию и работу с информацией о благополучателях, аккумулированной на бумажных носителях и в разных источниках
4. У администратора Центра тратится много времени на ежедневный опрос и подтверждение посещения для формирования актуального расписания на следующий деть с учетом замен в случае отсутствия ребенка.
5. У сотрудников Центра нет достаточного уровня уверенности и компетенций по работе в автоматизированной системе документооборота и учета оказываемых услуг.
6. Обеспечение информационной безопасности и всех необходимых требований при работе с документацией.
В наших планах – дальнейшее расширение спектра услуг и числа благополучателей. Для решения этих задач проект необходим, т.к. будет возможность перевести Центр на новый уровень цифровизации и расширения компетенций сотрудников по применению цифровых решений в работе.

География проекта

Москва

Целевые группы

1. сотрудники и специалисты Фонда
2. родители детей с ОВЗ