Проекты

Краткое описание

Творческая усадьба Гуслица существует с 2012 года. За 9 лет, благодаря помощи тысяч волонтеров, заброшенное здание бывшей ткацкой фабрики преображается в арт-резиденцию и креативный кластер: производственные и художественные мастерские, выставочные пространства, театральная студия и концертная площадка, звукозаписывающая студия и репетиционная база, залы для практик, коворкинг, гостевой дом на 80 человек, баня, столовая, чайная. Это площадка трех биеннале современного искусства, форумов и творческих лабораторий, фестивалей здорового образа жизни, актерских тренингов и слётов предпринимателей.

Добровольцы являются движущей силой «Гуслицы». Они обеспечивают хозяйственную деятельность Гуслицы, получают новые знания и навыки, развивают собственные проекты, организовывают мероприятия и участвуют в них.

Во время пандемии особенную актуальность приобрела удаленная организация деятельности волонтеров. С целью снижения рисков распространения вирусной инфекции, оптимизации процессов, экономии времени на рутинных задачах, мы решили произвести разработку и опытное внедрение интеллектуального помощника руководителя НКО, на основе чат-бота.

Разрабатываемое программное обеспечение позволит снизить нагрузку на сотрудников НКО, путём автоматизации рутинных задач, улучшить мотивацию волонтеров, их отбор и обучение, контроль дисциплины, оптимизировать продолжительность и интенсивность труда, снизить риски профессионального выгорания. С помощью чат-бота будет осуществляться координация, распределение и контроль выполнения задач, анализ эффективности, премирование участников, формирование их репутации. Также на основе анкетирования мы проведем анализ морально-психологического состояния участников проекта, степени их удовлетворенности участием в проекте и в волонтерской деятельности в целом. Для оптимальной работы системы мы разработаем математико-игровую модель, которая позволит оптимизировать использование имеющихся в распоряжении организации ресурсов.

Опытное внедрение системы будет осуществляться на на базе АНО Творческая Усадьба «Гуслица» которой ежегодно помогают более 100 волонтеров.
Материалы о проекте будут размещены на https://habr.ru, https://te-st.ru, https://www.dobro.live, https://dobro.ru с целью привлечения волонтеров и других НКО к тестированию и внедрению программного обеспечения. Будет создан сайт проекта, регулярное освещение хода проекта будет вестись на официальных страницах Гуслицы в соцсетях. На заключительном этапе мы проанализируем эффективность внедрения, опубликуем методические рекомендации, проведем вебинары для заинтересованных в использовании Помощника НКО и опубликуем открытый исходный код.

Цель

1. Развитие информационной и методической инфраструктуры и Повышение эффектности управления и координации деятельностью волонтеров в НКО.

Задачи

1. Разработка программного обеспечения и опытное внедрение ПО в деятельность организации
2. Распространение опыта применения технологии в волонтерском сообществе и в других НКО.

Обоснование социальной значимости

Проблемы на которые напрвлен наш проект:
МНОГО НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. В Гуслице открыто на данный момент более 11 различных творческих мастерских. Ежегодно проводится множество мероприятий. Работают более 100 волонетров. Кроме выполнения своих творческих замыслов, каждый волонтер должен выполнять некоторые технические и хозяйственные обяанности, которые обеспечивают ему бесплатное проживание, питание и пользование инфраструктурой "Гуслицы". Координацией и оценкой качества работ волонтеров занимаются так же волонтеры- и качество их работы не всегда на высоте, имеет характер дружеских отношений, что влияет на качество оценки оказанных услуг. Ручной учёт выполненных задач в чатах, занесение их в таблицу и начисление баллов за выполненные задачи требует большого количества времени на обработку. В настоящий момент эта работа занимает около 8 человеко-часов в день у волонтеров, занимающегося общим учетом задач и начислением баллов, и 15-30 минут в день у исполнителей задач. При этом системный анализ затраченных усилий не ведется. Нанять на работу специалиста на эту позицию организация не может себе позволить, в настоящий момент. Данные проблемы характерны не только для "Гуслицы", но и для любых других НКО, где среднее количество привлеченных волонтеров более 25 человек.
Исходя из этого вытекает вторая проблема.
НЕ ХВАТАЕТ МЕНЕДЖЕРОВ Люди - основной ресурс волонтерских и социальных проектов, но НКО не всегда может нанять достаточное количество сотрудников, в в результате люди перерабатывают и выгорают, а качество проектов снижается. В пандемию уровень стресса и нагрузка на руководство, сотрудников и волонтеров Гуслицы существенно возросла, а вместе с этим увеличились и риски профессионального выгорания. Все эти факторы приводят к тому, что ресурс внутренней устойчивости заканчивается и достаточно даже незначительной причины, чтобы костер профессионального выгорания запылал. Источник: https://nko-pfo.ru/viewpoint/professionalnoe-vygoranie-rukovoditeley-nko
ТЕКУЧЕСТЬ СОСТАВА УЧАСТНИКОВ Волонтеры приходят на короткий срок, каждому новому человеку нужно подробно ставить задачи, вводить в курс дела, помогать, обучать и контролировать. Волонтеров много, а состав основной команды как правило небольшой. Отсутствие возможности содержать необходимый устойчивый штат сотрудников создает текучку кадров. Для реализации проектов руководителю НКО приходится каждый раз начинать все заново, обучая и подготавливая людей. Уход людей негативно сказывается на самооценке и уверенности руководителя, рождает завышенные требования к себе.
РИСК РАСПРОСТРАНЕНИЯ ВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ Мы столкнулись с тем что прежняя организация работы волонтеров - совместные собрания для обсуждения и распределения текущих задач несет в себе дополнительные риски распространения вируса. Смартфон — мобильный телефон, дополненный функциональностью персонального карманного компьютера. Согласно статистике, 94% волонетров старше 17 лет используют мобильный телефон, среди них 56% являются владельцами смартфона. В настоящий момент для координации и учёта используются групповые чаты ВКонтакте и Гугл таблицы, что тоже не является эффективным способом ведения бизнес-процессов внутри НКО.
ДОРОГОВИЗНА Создание приложения подразумевает наличие квалифицированных разработчиков (или даже команд) под Android и iOS, в идеале в паре с сильным специалистом по интерфейсам. Т.е дорого создать, и дорого содержать.
Мы пришли к выводу что наиболее подходящим решением будет чат-бот, который будет автоматически распределять задачи между добровольцами, контролировать качество их выполнения и начислять бонусные баллы за выполненные задачи. В результате внедрения системы должно уменьшиться количество времени, затрачиваемое на распределение задач между волонтерами, учет выполнения задач, их приёмка, начисление бонусных баллов за выполненные задачи.
Мы проанализировали имеющиеся на рынке чат ботов решения и не нашли ни одного готового решения с требуемым функционалом.
Реализация требуемого функционала возможно только с помощью интеграции нескольких цифровых сервисов, либо разработки на заказ, что требует существенных затрат, а также постоянных расходов на абонентскую плату и поддержку. Силами резидентов и волонтеров творческой усадьбы "Гуслица" мы разрабатываем интрумент, который будет полезен в использовании всем некоммерческим организациям.

География проекта

Московская область

Целевые группы

1. Волонтёры
2. Сотрудники и руководители некоммерческих организаций
3. It-специалисты